Qu'est-ce que le système de commandement des incidents hospitaliers (HICS) ?

Lors d’inondations, d’incendies, d’ouragans, de tremblements de terre, de situations d’urgence provoquées par l’homme, de menaces ou même d’événements planifiés, les hôpitaux doivent répondre aux besoins des patients, du personnel et des visiteurs. Le système de commandement des incidents hospitaliers (HICS) leur fournit un cadre sur lequel ils peuvent s’appuyer pour mettre en place une réponse rapide et l’adapter à l’ampleur de la situation. C’est important car la gestion d’un incident de grande ampleur n’est pas une chose que la plupart des infirmières, des médecins ou des administrateurs font au quotidien.

Qu’est-ce que le HICS ?

Le HICS est simplement une approche standardisée de la gestion des incidents complexes. Chaque hôpital qui adopte ce processus s’engage à suivre des principes communs et à utiliser une terminologie normalisée en cas d’urgence ou d’événement de grande envergure. Les principes du HICS proviennent du système de commandement des incidents (ICS) développé pour la gestion des feux de forêt en Californie dans les années 1970. Les incendies de forêt utilisent des ressources provenant de nombreuses organisations différentes, et ces personnes ne faisaient pas toutes les choses de la même manière. L’ICS a normalisé la réponse aux incendies, ce qui a rendu tout le monde plus efficace et plus sûr.

Même au sein d’un même hôpital, chaque service peut faire les choses différemment. Tout comme lors d’un incendie, le SCI permet à l’hôpital de normaliser son approche d’un événement à l’échelle mondiale, même si chaque service fait les choses à sa façon pendant les opérations normales. Dans les services d’incendie, l’adoption du SCI a conduit à une grande standardisation de la structure de commandement dans les différents services d’incendie, ce qui commence également à se produire dans le secteur hospitalier. C’est une bonne chose ; les gens comprennent mieux les concepts du SCI s’ils les utilisent tout le temps.

L’ICS existe depuis les années 1970. Le HICS est devenu populaire une vingtaine d’années plus tard, surtout dans les zones où l’on connaît bien les feux de forêt et où l’on est à l’aise avec l’utilisation du SCI. Après les attaques du 11 septembre 2001, le gouvernement fédéral a mis en place le Système national de gestion des incidents (NIMS), qui intègre l’ICS. Depuis lors, le SCI est devenu beaucoup plus courant dans tout le pays et dans le monde entier.

Les avantages du HICS

Le HICS comporte cinq éléments principaux qui fonctionnent ensemble et permettent à un hôpital de gérer efficacement un incident :

Mettre en place une structure de commandement qui élimine les doubles emplois, qui peut être adaptée aux besoins de l’incident et qui suit une étendue de contrôle raisonnable (les incidents plus importants nécessitent plus de chefs)
intégrer dans la structure de commandement des personnes provenant de différentes parties de l’hôpital et d’organismes extérieurs
Identifier les besoins et établir des objectifs pour résoudre l’incident
Élaborer des stratégies pour atteindre les objectifs
Fournir un soutien et une orientation aux responsables de la réalisation des objectifs (la réponse tactique)

Les meilleures pratiques pour faire fonctionner l’HICS commencent par la planification. Une personne doit être désignée comme responsable du programme d’urgence pour planifier et guider le plan d’opérations d’urgence (EOP). Un espace doit également être prévu dans l’hôpital pour servir de centre de commandement de l’hôpital (HCC) en cas d’incident nécessitant une intervention HICS. Dans l’idéal, le HCC disposera de plusieurs lignes téléphoniques dédiées et d’une connexion Internet. Dans une installation moderne, le HCC devrait disposer de redondances pour garantir qu’il puisse continuer à fonctionner même si l’installation perd de l’énergie.

Étendue de contrôle gérable

Le HICS encourage l’utilisation d’une étendue de contrôle gérable, ce qui signifie que personne ne doit avoir trop de subordonnés directs. En général, il est recommandé de conserver des équipes de trois à sept personnes. En d’autres termes, si la tâche peut être accomplie avec cinq personnes, un seul responsable devrait s’en charger. Si la tâche nécessite 14 personnes, il devrait y avoir au moins deux équipes, chacune ayant son propre chef pour diriger le travail.

C’est l’un des principes les plus importants du SCI et du HICS. Au cours des opérations quotidiennes de presque toutes les entreprises, les dirigeants supervisent souvent des équipes de beaucoup plus de sept personnes. Cela fonctionne parce que les travailleurs et les membres de l’équipe sont généralement des experts dans les tâches qu’ils accomplissent de façon routinière. La surveillance dans cette situation se limite à des circonstances extraordinaires et la plupart des travailleurs sont capables d’accomplir des tâches sans l’intervention d’un chef d’équipe.

Un incident d’urgence ou un événement spécial est différent. Il s’agit d’une situation unique dans laquelle les personnes vont être amenées à effectuer des tâches qu’elles n’ont pas l’habitude d’accomplir. Certaines tâches peuvent être similaires à ce qu’elles font tous les jours, mais elles s’accompagnent souvent d’une série de questions auxquelles il faut répondre à mesure que l’incident progresse. Il est important de ne pas encombrer les dirigeants avec des équipes démesurément grandes.

Le HICS aborde la question de l’étendue du contrôle grâce à une structure de commandement organisationnelle flexible. Par exemple, si une fuite de gaz médical dans une seule partie de l’hôpital nécessite l’évacuation d’un service jusqu’à ce que la maintenance puisse l’arrêter, l’hôpital peut activer le HICS avec un commandant d’incident (voir ci-dessous) et quelques membres du personnel de commandement pour diriger le service sur la façon de réagir. Si la fuite se développe au point que plusieurs services doivent être évacués, le nombre de responsables augmente à tel point qu’un seul commandant ne peut pas suivre efficacement tout ce qui se passe. Ainsi, le commandant du lieu de l’incident peut nommer quelqu’un comme chef des opérations et quelqu’un d’autre comme chef de la logistique. Ces deux personnes sont alors en mesure de diriger leurs propres équipes et de répondre à l’incident, ce qui libère le commandant du lieu de l’incident pour s’occuper d’autres tâches, comme la diffusion de messages d’information au public et la notification d’autres responsables de l’hôpital.

Structure de commandement du HICS

L’un des principes de base du SCI est la chaîne de commandement claire, composée du commandant de l’incident et de quatre sections : Opérations, Planification, Logistique, et Finance/Administration. Selon la complexité de l’incident, chaque section du SCI peut être divisée en branches, unités et équipes, dirigées par des directeurs de branche, des chefs d’unité ou d’équipe. Le titre de « responsable » est réservé aux tâches qui peuvent traverser plusieurs autres divisions, comme un responsable de la mise en place ou un responsable du suivi des patients. Dans les SCI traditionnels, il existe des subdivisions supplémentaires qui ne sont généralement pas utilisées dans les SCI.

L’un des moyens utilisés pour identifier les responsables dans les HICS consiste à porter des gilets de couleur avec leurs titres clairement visibles. Les couleurs associées à chaque section sont indiquées ci-dessous.

Personnel de commandement des incidents (gilets blancs)

Le commandant de l’incident (CI) est responsable de tout ce qui se passe lorsqu’il est en charge de l’incident. Le CI guidera et aidera les quatre chefs de section à fixer des objectifs et à les atteindre. En cas de confusion ou de désaccord, le commandant du lieu de l’incident prend la décision finale. Le CI peut disposer de personnel supplémentaire si nécessaire, comme un responsable de l’information publique ou un responsable de la sécurité. La taille du personnel du commandant du lieu de l’incident est fonction de l’ampleur et de la complexité de l’incident.

Le commandant du lieu de l’incident sera probablement un administrateur hospitalier de haut rang, tel que le PDG, le directeur de l’exploitation, le médecin-chef ou le chef des soins infirmiers. Certains hôpitaux utiliseront le responsable du programme d’urgence, qui sera probablement la personne ayant la meilleure connaissance pratique du HICS. Étant donné que les incidents se produisent à toute heure du jour ou de la nuit, il est également tout à fait raisonnable de supposer qu’un superviseur infirmier ou un administrateur de garde pourrait devoir remplir ce rôle jusqu’à ce qu’un administrateur de rang supérieur puisse arriver.

Dans de nombreux cas, il y aura plusieurs personnes responsables de la réponse globale à un incident (incendies, violence ou catastrophes naturelles, par exemple). Dans ces cas, des représentants de chaque organisme responsable de l’incident collaboreront au sein de ce que l’on appelle le commandement unifié. Au sein de ce groupe de commandement unifié, une personne sera désignée pour agir en tant que commandant de l’incident.

Personnel de la section des opérations (gilets rouges)

La section des opérations est le lieu où se fait l’essentiel du travail. Toutes les décisions tactiques visant à atteindre les objectifs de l’incident sont prises par le chef de la section des opérations (Ops Chief) qui rend compte au commandant de l’incident. Ce poste exige un haut degré de connaissances techniques sur les opérations de l’hôpital et il sera donc issu du même groupe de candidats que le commandant du lieu de l’incident. Vous vous souvenez de l’infirmier superviseur qui devait être commandant des opérations lorsque l’incident a commencé à 3 heures du matin ? Elle est la meilleure personne pour le poste de chef des opérations dès que le PDG se présente pour prendre la relève de l’IC.

La plupart des directions et unités supplémentaires apparaîtront dans la section des opérations à mesure qu’un incident se développe et devient plus complexe. Il est vraiment important que le chef des opérations utilise les directions pour maintenir une étendue de contrôle gérable.

- Le directeur de la branche des soins médicaux rendra compte au chef des opérations et supervisera tous les aspects des soins aux patients. Sous la direction du directeur des soins médicaux, il peut y avoir un chef d’unité des patients hospitalisés, un chef d’unité des patients externes, un chef d’unité des soins aux blessés, un chef d’unité de la santé comportementale, un chef d’unité du soutien clinique et un chef d’unité de l’enregistrement des patients.
- Le directeur de la direction de l’infrastructure est responsable de l’établissement. Dans la plupart des hôpitaux, il s’agit du personnel d’entretien. Sous la direction du directeur de l’infrastructure, il peut y avoir un chef d’unité de l’électricité/éclairage, un chef d’unité de l’eau/égouts, un chef d’unité de CVC, un chef d’unité des bâtiments/sols ou un chef d’unité des gaz médicaux.
- Le directeur de la direction de la sécurité s’explique assez facilement et peut superviser un chef d’unité de contrôle d’accès, un chef d’unité de contrôle de la foule, un chef d’unité de contrôle de la circulation, un chef d’unité de recherche et un chef d’unité d’interface avec les forces de l’ordre.
- Le directeur de la branche HazMat est responsable de la décontamination des patients ou des installations et de la réponse à tout déversement. Les unités relevant de la branche HazMat comprennent la détection et la surveillance, l’intervention en cas de déversement, la décontamination des victimes et la décontamination des installations et des équipements.
- Le directeur de la branche de la continuité des activités est celui qui fait fonctionner les ordinateurs. Il s’agit généralement d’un poste de direction informatique. Sous la direction de la Direction de la continuité des opérations se trouvent l’Unité des systèmes et applications informatiques, l’Unité de continuité des services et l’Unité de gestion des dossiers.
- Le directeur de la branche d’assistance aux familles des patients supervise deux rôles essentiels : l’unité des services sociaux et l’unité de regroupement familial. Selon le type d’incident, ces unités seront deux des plus occupées. Bien qu’elle semble être une petite branche, elle pourrait avoir le plus grand impact sur la perception du public quant à la qualité de la gestion d’un incident.

Section de planification (gilets bleus)

Le chef de la section de planification rend compte au commandant de l’incident et est chargé de suivre l’incident et les ressources. Le chef de la section de planification ne planifie pas réellement, mais il est responsable de la rédaction du plan et de la collecte et de la diffusion des informations. Le chef de la section de la planification peut être recruté par toute personne de haut niveau, ainsi que par un directeur des ressources humaines, un superviseur des soins infirmiers ou un directeur des installations.

La section de planification est beaucoup plus petite que la section des opérations, qui compte quatre unités : Ressources, Situation, Documentation et Démobilisation. Pour les petits incidents, le chef de la section de planification peut assumer seul toutes les responsabilités de cette section.

Section de la logistique (gilets jaunes)

Le chef de la section logistique rend compte au commandant de l’incident et est responsable de l’acheminement de toutes les fournitures, du personnel, de l’équipement et des autres ressources nécessaires à l’accomplissement de la tâche. Le chef de la logistique peut être le responsable des achats de l’hôpital, un directeur des services de soutien, un directeur de l’exploitation, un directeur des installations ou un directeur d’entrepôt. La section de la logistique est la deuxième en taille après la section des opérations. Il y a deux branches :

La branche des services s’occupe de faire parler et de nourrir tout le monde. Le directeur de la Branche des services supervise le chef de l’unité des communications, le chef de l’unité des services alimentaires et le chef de l’unité des équipements informatiques/SI.
Le directeur de la Branche des services s’assure que le chef de la Section des opérations dispose de tout ce dont il a besoin. La Direction générale du soutien compte jusqu’à cinq unités : L’approvisionnement, la réserve de main-d’œuvre et la délivrance des titres et certificats, la santé et le bien-être des employés, le transport et les soins aux familles des employés.

Section Finances/Administration (Gilets verts)

Ce n’est probablement pas une coïncidence si le personnel de la Section des finances porte des gilets verts. Le chef de la section des finances (que l’on peut également appeler le chef de la section administrative) assure le suivi des coûts et traite les paiements. Si la section logistique demande quelque chose, la section des finances se charge de l’obtenir (l’acheter). La section des finances est à peu près de la même taille que la section de la planification et, comme son frère organisationnel, le chef de la section des finances peut agir seul en cas d’incidents mineurs. Les bons candidats pour le poste de chef de la section des finances sont le directeur financier de l’hôpital (CFO) ou un autre cadre financier, le directeur des services commerciaux, le directeur de l’information (CIO), le contrôleur/contrôleur ou le vice-président administratif.

Sources des articles (certains en anglais)